Kỹ năng ủy thác công việc

Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay đang ngập trong một khối lượng công việc khổng lồ. Họ làm việc không ngừng nghỉ, nhưng không bao giờ có thời gian nghỉ ngơi. Họ làm quá nhiều công việc, thậm chí cả những việc rất nhỏ và không hề quan trọng. Là người đứng đầu doanh nghiệp, công việc chính của nhà lãnh đạo là xác định tầm nhìn và chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp. Nếu ôm đồm quá nhiều việc thì nhà lãnh đạo sẽ bị nhấn chìm vào hàng núi công việc, và không bao giờ thực hiện được công việc chính của mình một cách hiệu quả. Đôi khi họ không có thời gian hoạch định những chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp mà lại bị cuốn vào những công việc quản lý tiểu itết. Nhà lãnh đạo là người hơn ai hết, cần nhận thức được lợi ích của việc ủy thác công việc cho những người dưới quyền và phải thực hiện ủy thác công việc hiệu quả. Chỉ khi thực hiện ủy thác công việc hiệu quả, họ mới có thể trở thành nhà lãnh đạo thành công. Thế nào là ủy thác công việc Ủy thác công việc tức là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt nhà lãnh đạo thực hiện công việc. Ủy thác công việc gắn liền với quyền hạn và trách nhiệm. Nhà lãnh đạo sẽ mất đi một số quyền hạn khi giao cho nhân viên quyền hạn để thực hiện một công việc nào đó, bỏi họ không còn ra quyết định nữa. Nhân viên sẽ quyết định và thực hiện công việc được ủy thác. Khi trao quyền hạn cho nhân viên, nhà lãnh đạo không mất đi bất cứ trách nhiệm nào mà ngược lại, trách nhiệm lại càng tăng. Nhân viên phải chịu trách nhiệm thực hiện công việc, nhưng nhà lãnh đạo lại phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Vì vậy, ủy thác công việc làm nhà lãnh đạo bớt đi một sô quyền hạn nhưng trách nhiệm của nhà lãnh đạo và nhân viên đều tăng lên. Nhưng chịu trách nhiệm trên hết vẫn là nhà lãnh đạo. Lợi ích của việc ủy thác công việc đối với nhà lãnh đạo Ủy thác công việc giúp nhà lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng, đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, phát triển nhân viên và củng cố niềm tin ở nhân viên, tăng thêm uy tín của mình. Nó giúp nhân viên nâng cao được kỹ năng, chuyên môn, thu thập được nhiều kinh nghiệm, tăng sự hiểu biết về doanh nghiệp và thấy được giá trị của mình · Đưa ra quyết định sáng suốt hơn: Ủy thác công việc trong doanh nghiệp làm tăng sự trao đổi thông tin ở tất cả các cấp. Khi được cung cấp thông tin cần thiết từ cấp dưới, nhà lãnh đạo sẽ đưa ra được những quyết định sáng suốt hơn. · Tận dụng thời gian: Với khoảng thời gian dư ra nhờ ủy thác công việc cho người khác, nhà lãnh đạo có thể dành nhiều thời gian để thực hiện các công việc quan trọng hoặc những công việc chỉ họ mới có thể làm được · Phát triển nhân viên và củng cố niềm tin ở nhân viên: Thực hiện ủy thác công việc là cơ hội để nhà lãnh đạo phát triển các kỹ năng mới, năng lực mới của nhân viên. Qua việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, trao trách nhiệm cho nhân viên, nhà lãnh đạo sẽ thây tự tin hơn và tin tưởng vào nhân viên của mình hơn, và nhân viên của bạn cũng vậy. · Tăng thêm uy tín: Nhiều người lo sợ mất itếng tăm khi phải san sẻ công việc. Trái lại khi cứ giữ lấy công việc, nhà lãnh đạo dễ bị mất tieng tăm hơn. Khi ủy thác công việc, nhà lãnh đạo sẽ xây dựng và phát triển được một đội ngũ nhân sự làm việc tốt. Một đội ngũ làm việc có năng lực và thành công sẽ làm tăng uy tín của nhà lãnh đạo. Các mức độ ủy thác công việc Dựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc: ủy thác hoàn toàn, ủy thác chủ yếu, ủy thác giới hạn, ủy thác tối thiểu.Theo thứ tự, mức độ tham gia của nhà lãnh đạo tăng dần, và mức độ tham gia của nhân viên giảm dần. Tùy vào công việc, điều kiện cụ thể mà nhà lãnh đạo thực hiện ủy thác công việc ở các mức độ khác nhau. Tuy nhiên, theo các nhà quản trị thì ủy thác công việc hoàn toàn khó thực hiện nhất và đme lại hiệu quả cao nhất. Ủy thác hoàn toàn: Đây là mức độ ủy thác công việc cao nhất. Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ. Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định. Nhà lãnh đạochỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao. Ủy thác chủ yếu:Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và chỉ ra các kế hoạch hoạt động. Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định itến hành công việc như thế nào, nhưng theo định kỳ phải báo cáo itến độ công việc cho nhà lãnh đạo. Ủy thác giới hạn:Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án itếhn hành. Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó. Trong quá trình itến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác. Ủy thác tối thiểu:Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất. Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước itếhn hành cụ thể, thời gian hoàn thành. Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc. Quá trình thực hiện ủy thác công việc Nhà lãnh đạo nên theo các bước sau để có một quá trình ủy thác công việc hiệu quả: quyết định công việc ủy thác, chọn lựa người ủy thác, xác định mục tiêu, lập kế hoạch, giám sát, và đánh giá việc ủy thác. STT Các bước Nội dung 1 Quyết định công việc ủy thác Nhà lãnh đạp phải xác định được những việc không nên ủy thác và những việc nên ủy thác. Từ đó xác định các công việc ủy thác 2 Chọn lựa người ủy thác Xem xét trong số nhân viên của mình, ai là người có thể đảm nhận các công việc cần ủy thác. Hãy đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng người. Trước khi quyết định, nhà lãnh đạo nên trao đổi với từng người, để xem thái độ của họ với công việc đó. 3 Xác định mục tiêu Nhà lãnh đạo phải xác định và giúp mọi người thấy được mục tiêu cụ thể để hiểu những gì cần phải làm và đánh giá được công việc khi hoàn thành. Một mục tiêu cụ thể sẽ theo tiêu chí SMART: Specific (cụ thể): xác định rõ những gì cần đạt Measurable (có thể đo lường) - mô tả kết quả công việc hay những chuẩn mực để thực hiện công việc Agreed (Nhất trí) - mục tiêu đặt ra phải được sự nhất trí của mọi ngườ Realistic (Khả thi) - mục tiêu nằm trong khả năng thực hiện được Time - bound (Thời gian cụ thể) - cần phải có khung thời gian vià thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu 4 Lập kế hoạch Khi ủy thác công việc, nhà lãnh đạo cần trao quyền hạn và những nguồn lực cần thiết để nhân viên thực hiện công việc, và nhà lãnh đạo là người chịu trách nhiệm chung về kết quả công việc. Vì vậy, nhà lãnh đạo cần lập kế hoạch sử dụng quyền hạn và các nguồn lực, đồng thời thông báo cho mọi người biết. Nhà lãnh đạo phải lôi kéo mọi người vào công việc chung, khuyến khích, động viên họ quan tâm và tận tụy với công việc. 5 Giám sát Yêu cầu nhân viên báo cáo những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện, itến độ thực hiện và kết quả thực hiện công việc. Nhà lãnh đạo sẽ phát hiện ra những nguy cơ tiềm ẩn từ đó có thể đưa ra những thay đôi cần thiết. 6 Đánh giá việc ủy thác Nhà lãnh đạo phải itếhàn đánh giá dựa trên mục tiêu đưa ra, sau khi công việc ủy thác được hoàn thành. Nếu nhân viên làm tốt thì hãy khen ngợi trước tập thể và thưởng công xứng đáng. Nếu nhân viên làm sai, không nên chỉ trích nặng lời và trước đám đông, mà hãy trao đổi trực itếvp với họ.